Comment formuler la demande de communication ?
Il est fortement recommandé de formuler la demande de communication d'un document administratif de manière écrite, avec accusé de réception. Cette forme est en effet la seule juridiquement susceptible non seulement de pouvoir s'assurer que l'administration a bien reçu la demande.
Elle permet également de pouvoir aisément calculer le délai éventuel d'acceptation ou de refus tacite dela part de l'administration.
La demande doit être précise et ne doit pas porter sur un trop grand nombre de documents.
Sont considérées comme abusives les demandes qui traduisent, par leur caractère répétitif et systématique, une volonté de perturber le fonctionnement normal de l'administration.
Le caractère abusif d'une demande n'est toutefois retenu que dans un nombre de cas limités :
- La seule circonstance qu'une demande porte sur la communication d'un grand nombre de documents ne la rend pas systématiquement abusive. Il faut encore que le demandeur ait manifestement pour objectif de tourner l'esprit de la loi et d'entraver la bonne marche de l'administration ;
- une demande visant à obtenir une copie d'une décision dont le demandeur a déjà pris connaissance, soit qu'elle lui ait été notifiée, soit même qu'il en ait obtenu copie sous une forme différente ne peut être, pour ce seul motif, être qualifiée d'abusive. Ainsi, on peut demander une copie sous forme informatique d'un document on a déjà obtenu une copie sur papier, dans la mesure ou la forme informatique facilitera l'exploitation du document ;
- un demandeur dont l'une des demandes a été considérée comme abusive ne se trouve pas de ce fait privé définitivement de son droit d'accès pour d'autres documents ;
- une demande peut être déclarée abusive sur un point mais recevable sur d'autres points.
