Combien coûte la communication d'un document ?


L'accès à un document administratif, c'est-à-dire la simple consultation sur place, ne donne en principe pas lieu à paiement d'une somme d'argent. En revanche la demande d'une copie du document peut être facturée par l'administration.

Ainsi, en ce qui concerne la tarification des copies, les frais facturés ne peuvent excéder le coût réel des charges de fonctionnement créé par l'obligation de communication.

Ces frais peuvent ainsi inclure le coût du papier, l'amortissement du matériel de reprographie, voire les charges d'électricité (CADA, 30 septembre 1993, Mengin). Ils ne sauraient en revanche inclure un quelconque coût lié à la recherche des documents demandés (CADA, 12 février 1998, Préfet de l'Ariège).

Auparavant un arrêté du Premier ministre et du ministre du Budget en date du 29 mai 1980 fixait à un franc la page le montant des frais de copie à la charge de la personne qui sollicitait la reproduction d'un document administratif.

C'est aujourd'hui un arrêté ministériel du 1er octobre 2001, publié au Journal officiel du 2 octobre 2001, qui fixe le cadre juridique de la tarification de la communication des documents administratifs.

Ainsi, le montant des frais mis à la charge de la personne qui demande la reproduction d'un document administratif est fixé par l'autorité administrative qui assure la délivrance de la copie.

Lorsque les copies des documents sont délivrées sur les supports papier et électronique cités ci-dessous, les frais, autres que le coût d'envoi postal, ne peuvent excéder les montants suivants :

0,18 euro par page de format A 4 en impression noir et blanc ,

1,83 euro pour une disquette,

2,75 euros pour un cédérom.

Lorsque c'est à une commune que s'adresse une personne pour obtenir la communication de documents administratifs, la Commission d'accès aux documents administratifs estime que le montant demandé peut varier selon l'importance des moyens de la commune.

Il a ainsi été jugé qu'un prix de 3 francs par page constituait pour une grande ville un tarif excessif (CADA, 15 décembre 1994, maire de Fontainebleau). Il a en revanche été estimé qu'une facturation n'excédant pas 4 francs par page pouvait être valablement instituée dans une petite commune (CADA, 9 juillet 1998, maire de Senonche).